Ultimo aggiornamento: 19 maggio 2026.
La presente Informativa deleghe e documenti disciplina la gestione di deleghe, mandati, documenti di identità, allegati, file probatori, documenti fiscali, documenti tecnici, richieste integrative e ulteriori materiali caricati o trasmessi dagli utenti nell’ambito dell’utilizzo di DocuPA Cloud.
DocuPA Cloud è una piattaforma software e di distribuzione servizi gestita da UESE ITALIA S.p.A., con sede legale in Piazza Trivulziana 4/A, 20126 Milano, Partita IVA 04398760274, Registro Imprese / REA: Milano, PEC unitedsafety@pec.it, indirizzo privacy dedicato privacy@uese.it.
1. Finalità della raccolta documentale
Determinati servizi possono richiedere deleghe, mandati, autorizzazioni, documenti identificativi, documenti societari, visure pregresse, atti, ricevute, certificazioni o altri allegati necessari per verificare la legittimazione del richiedente, evadere la pratica, prevenire abusi, adempiere a obblighi normativi, gestire contestazioni o dimostrare la correttezza della richiesta.
La raccolta documentale è limitata, in linea di principio, ai documenti necessari per il servizio richiesto. L’utente è invitato a non caricare documenti eccedenti, non pertinenti, contenenti dati particolari non necessari o riferiti a soggetti estranei alla pratica.
2. Responsabilità dell’utente
L’utente che carica documenti dichiara sotto la propria responsabilità che i file sono autentici, leggibili, pertinenti, non alterati, non falsificati e che ha titolo per trasmetterli a UESE per le finalità del servizio. Se il documento riguarda un terzo, l’utente dichiara di essere munito di delega, mandato, rappresentanza, base giuridica o autorizzazione idonea.
È vietato caricare documenti contenenti informazioni illecitamente acquisite, dati non pertinenti, materiale offensivo, contenuti malevoli, file infetti, documenti alterati o dati di terzi privi di adeguato titolo. UESE può rifiutare, sospendere o cancellare documenti non conformi.
3. Tipologie di documenti trattabili
- delega o mandato sottoscritto;
- documento di identità del delegante o del richiedente;
- documentazione societaria o professionale;
- atti, visure, certificati, ricevute o attestazioni;
- documenti fiscali, amministrativi o tecnici;
- integrazioni richieste dal personale autorizzato;
- documenti risultato generati dalla piattaforma o caricati dagli operatori;
- messaggi, note e allegati connessi alla pratica.
4. Verifica delle deleghe
Quando il servizio richiede una delega, UESE può verificare la presenza degli elementi minimi: identificazione del delegante, identificazione del delegato, oggetto della delega, servizio richiesto, data, firma, documento di identità e coerenza tra dati dichiarati e pratica. La verifica può essere formale e non comporta necessariamente accertamento sostanziale pieno dell’autenticità, salvo specifici obblighi o controlli previsti dal servizio.
In caso di delega incompleta, scaduta, illeggibile, incoerente o non idonea, UESE può richiedere integrazioni, sospendere la pratica, rifiutare l’evasione o chiudere la richiesta secondo le condizioni applicabili.
5. Formati e requisiti tecnici
I documenti devono essere caricati nei formati abilitati dalla piattaforma, ad esempio PDF, JPG, PNG o altri formati consentiti. I file devono essere leggibili, integri, privi di protezioni che impediscano la consultazione, di dimensioni compatibili con i limiti tecnici e non contenere malware, macro dannose o codice eseguibile non autorizzato.
UESE può effettuare controlli tecnici, antivirus, validazione estensioni, limitazione dimensioni e restrizioni sui file, anche al fine di proteggere la sicurezza della piattaforma e degli utenti.
6. Uso dei documenti
I documenti sono utilizzati esclusivamente per l’evasione del servizio richiesto, la gestione della pratica, l’assistenza, la fatturazione, la sicurezza, la prevenzione di abusi, la gestione di reclami, l’adempimento di obblighi legali e la tutela di diritti. L’accesso è limitato al personale autorizzato e, se necessario, a fornitori, consulenti, enti, registri o soggetti tecnici coinvolti nell’esecuzione del servizio.
7. Documenti risultato
I documenti prodotti o resi disponibili a seguito della richiesta sono pubblicati nell’area riservata dell’utente o dell’organizzazione autorizzata. L’utente è responsabile del download, della conservazione, della verifica e dell’uso del risultato. Salvo diversa indicazione, i documenti risultato non devono essere modificati in modo da alterarne contenuto, provenienza, data, validità o significato.
8. Conservazione e cancellazione
Deleghe, allegati e documenti sono conservati per il tempo necessario all’esecuzione del servizio e per i successivi periodi richiesti da obblighi legali, fiscali, contabili, contrattuali, probatori o di tutela di diritti. UESE può definire policy di retention differenziate per tipologia di documento, servizio, profilo utente, rischio e stato della pratica.
Alla scadenza dei termini di conservazione, i documenti possono essere cancellati, anonimizzati, archiviati o resi non più disponibili nell’area utente. L’utente deve scaricare tempestivamente i documenti di proprio interesse.
9. Riservatezza e sicurezza
UESE adotta misure tecniche e organizzative ragionevoli per proteggere i documenti da accessi non autorizzati, perdita, alterazione, divulgazione non consentita o uso improprio. Le misure possono comprendere controllo accessi, ruoli autorizzativi, log, aree riservate, separazione delle funzioni, protezione storage, limitazione dei download e tracciamento delle operazioni rilevanti.
10. Documenti di terzi e dati personali
Il caricamento di documenti contenenti dati personali di terzi comporta responsabilità dell’utente in merito alla legittimità della comunicazione. L’utente si impegna a informare i soggetti interessati quando richiesto, a rispettare il principio di minimizzazione e a non caricare dati non necessari. UESE tratta tali dati secondo la Privacy Policy e, ove applicabile, secondo accordi specifici di nomina o mandato.
11. Contestazioni documentali
Eventuali contestazioni su deleghe, documenti caricati, risultati, download o allegati devono essere presentate tempestivamente tramite area riservata, ticket, indirizzo privacy o indirizzo reclami, indicando numero ordine, pratica, documento coinvolto e motivo della contestazione.
12. Riferimenti normativi
La presente informativa tiene conto, per quanto applicabile, del Regolamento (UE) 2016/679, del D.Lgs. 196/2003, del Codice civile, del Codice dell’Amministrazione Digitale, della normativa in materia di firme elettroniche e servizi fiduciari, nonché della disciplina nazionale ed europea relativa a conservazione, documenti informatici, responsabilità contrattuale e tutela dei dati personali.